كيف تخطط لتأسيس مشروع ناجح
نجاح أي مشروع.
كيف تضمنه وتطمئن نفسك إلى أنك على المسار الصحيح لبلوغه؟ الإجابة باختصار هي «التخطيط»
وليس أي تخطيط بل التخطيط المحكم الذي يعرف كيف يحدد الأهداف ويوزع الأدوار على طريقة المايسترو الذي يمسك بعصاه ويوزع الأدوار على العازفين فينجح اللحن!
فالمهارات وحدها لا تكفي والعنصر البشري ليس هو مفتاح السر
والميزانية والإنفاق ليسا سببا وجيها لنجاح هذا المشروع أو ذاك
صدق الخبراء حين يقولون لك: «النصف الأول من النجاح هو التخطيط، والنصف الثاني هو.. التخطيط»!
الخطوة الأولى في تخطيط أي مشروع تتمثل في التوصل إلى اتفاق على مواصفات للمشروع بحيث تتضمن تلك المواصفات تعريفا أوليا للمشكلة التي يسعى المشروع إلى إنهائها
تلك هي الخطوة الرئيسية الأولى التي يتوقف عليها تحديد ما يتلوها من خطوات ولذا فمهما تلقيت عند بدء العمل من مواصفات لهذا المشروع من جانب الأطراف المشتركة فيه فمازال يتعين عليك أن تتأكد وتتيقن من وجود توافق عام فيما بين كافة الأطراف المعنية بالمشروع من عاملين ومنظمين ومديرين وعملاء فيما يتصل بمواصفات المشروع ومتطلباته.
ويمكن النظر إلى عملية التفكير في مواصفات المشروع باعتبارها الخطوة الأولى لضمان جودة المشروع
ليس هذا فحسب بل إن مثل هذه العملية ستوفر الكثير من الوقت والمال اللذين قد يتعرضا للاستهلاك أثناء تنفيذ المشروع
بمناقشة القضايا والتفصيلات الفرعية التي لابد من الاتفاق عليها وتحديدها قبل الشروع في تنفيذ المشروع
ومواصفات المشروع تعد المحدد الرئيسي في التعامل مع العديد من العوامل ذات الصلة بتنفيذ المشروع
مثل الجدول الزمني لتنفيذ المشروع
كيفية التعامل مع عناصر البيئة المحيطة بالمشروع من مناخ عام و موردين وعملاء الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة لتنفيذ المشروع ( موارد مادية وبشرية).
وعلى هذا تصبح مواصفات المشروع بمثابة ميثاق عمل يوضح بشكل مفصل الهدف الرئيسي من المشروع وطرق تنفيذه
لكن هذا لا يعني أن هذا الميثاق غير قابل للتعديل بل على العكس من ذلك
فإذا استجدت ظروف أو وصلتك معلومات جديدة تستدعي التغيير في مواصفات المشروع فلا تتردد في إجراء تعديل في المواصفات إذا كان الخير في ذلك التعديل
ولابد من إخطار كافة الأفراد المعنيين بأي تعديلات طرأت على مواصفات المشروع
ليس هذا فحسب بل شجع الآخرين على اقتراح ما يرونه من تعديلات ضرورية لضمان حسن تنفيذ المشروع.
ما المطلوب؟
بعد تحديد مواصفات المشروع والاتفاق عليها تكون المهمة التالية هي تحديدالخطوات التي يتعين القيام بها و كيفية القيام بها
وبدون وجود بنيان (هيكل عام) متفق عليه للمشروع يصبح العمل في المشروع كما لو كان سلسلة من الأفعال التي لايوجد بينها رابط
ولا تمنح القائمين بها شعورا بالإنجاز والتقدم.
وللمضي قدما في التخطيط للمشروع يتعين عليك بعد الانتهاء من تحديد مواصفات المشروع
أن تعمد إلى ترجمة هذه المواصفات إلى مجموعة متكاملة من المهام المترابطة في بنيان متسلسل واضح المعالم يحدد كل مهمة من المهام الرئيسية
و ما تشتمل عليه من مهام فرعية كما يحدد في ذات الوقت درجة الترابط بين كل مهمة وأخرى
سواء كانت فرعية أو رئيسية بحيث يكون كافة العاملين في المشروع على دراية كافية بالمهام المنوطة بهم
و ما يتصل بها أو يتوقف عليها من مهام رئيسية أو فرعية
و بذلك يكون قد تمت ترجمة المشروع المراد تنفيذه إلى مجموعة من المهام الفرعية البسيطة التي يؤدي التكامل والتوافق فيما بينها إلى تحقيق الهدف المنشود.
توزيع المهام والأدوار
بعد الانتهاء من تحديد المهام التي يتعين تنفيذها تأتي خطوة تالية غاية في الأهمية والخطورة
إلا وهي توزيع هذه المهام على العاملين في المشروع.
وهذه الخطوة ليست بالمهمة السهلة إذ انها لا تقتصر على تنفيذ المشروع القائم فحسب
بل أكثر من ذلك أنها تنطوي على تطوير مهام وقدرات فريق العاملين معك وذلك بتوزيع المهام عليهم
بالشكل الذي يؤدي مع الانتهاء من تنفيذ المشروع إلى إكسابهم مهارات جديدة وتطوير القدرات المتاحة لديهم وفي كثير من الأحيان.
يكون من الأفضل تجميع المهام المتشابهة والمترابطة في حزمة واحدة ويتم تكليف أحد الفرق العاملة بالمشروع بأدائها.
كم من الوقت نحتاج؟
نأتي للخطوة التالية والهامة في تخطيط المشروع ألا وهي التقدير الزمني له وهي خطوة في غاية الأهمية والصعوبة في آن واحد
في هذا الصدد يتعين على الفرد الاستفادة من خبراته السابقة في تنفيذ مشروعات مشابهة في وضع التقديرات الزمنية لتنفيذ المشروع القائم
أو أن يعمد إلى تقسيم عملية تنفيذ المشروع إلى مهام تفصيلية ووضع إطار زمني تقريبي لكل من هذه المهام
ولكن كن حريصا على ألا تسرف في التفاؤل عند وضع التقديرات الزمنية لتنفيذ المشروع
فتتغاضى أو تتغافل عن أي معوقات قد تعترض تنفيذ المشروع
فتعطي تقديرات زمنية قد لا تستطيع أن تفي بها
كما لا تسرف في التشاؤم فتعطي تقديرات زمنية مبالغ فيها
قد تؤدي إلى تراخي العاملين معك أو تبرم العملاء من طول فترة تنفيذ المشروع.
رقابة ومتابعة
نأتي للخطوة التالية وهي مراقبة تنفيذ المشروع وهي خطوة لابد منها لوضع القواعد والأسس المنظمة لها مع بدء تنفيذ المشروع
هنا يمكن تحديد مجموعة من الأحداث الرئيسية (المعالم)
بحيث تمثل هذه المعالم خطوات رئيسية نحو إنجاز المشروع
ويقاس بها تقدم سير العمل فيه كما توفر في ذات الوقت أيضا حافزا على العمل والإنجاز لفريق العاملين بالمشروع.
كفاءة التخطيط
تتمثل الكفاءة والمهارة في التخطيط للمشروعات في استغلال مثل هذا التخطيط لتحقيق أهداف بعيدة المنال
تتجاوز مجرد التخطيط للمشروع القائم إلى استغلال عملية توزيع المهام على فريق العاملين معك في وضع قواعد و أسس تحدد نمط أداء وكيفية عمل كل منهم.
من لهذه المهمة؟
التخطيط المحكم يقوم على اشتراك فريق العمل في علمية التخطيط ذاتها
وعلى هذا الأساس قم باستطلاع آراء العاملين معك عن مقدرة كل منهم على أداء أي من المهام الفرعية التي يتكون منها المشروع
فإن مثل ذلك الأمر سيطرح مجموعة من الأفكار والاقتراحات التي سوف تسهم حتما في تنفيذ المشروع على أفضل نحو ممكن.
الاختبار والجودة
لا يكتمل تخطيط وتنفيذ أي مشروع بدون وضع ضوابط محددة لاختبار المشروع وقياس جودته
وهي عملية ضرورية في كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع
وهو ما يعني أن أي مهمة فرعية يشتمل عليها المشروع لا يكتمل أداؤها إلا باجتياز معاييرموضوعية محددة للجودة
هذه المعايير يتم وضعها والاتفاق عليها في المراحل الأولى من تخطيط المشروع
ولذا عند وضع الإطار الزمني لكل مرحلة من مراحل المشروع لابد من تخصيص فترة محددة لأداء هذه المهمة
بحيث لا تقتصر معايير الإنجاز على مجرد أداء المهام الفرعية وفق الجدول الزمني المحدد لها ولكن أيضا حسب معايير الجودة المتفق عليها منذ البداية.
الالتزام بموعد الافتتاح
يعد الالتزام بالجدول الزمني المحدد للانتهاء من تنفيذ المشروع أحد المعاييرالرئيسية التي يقاس بها نجاح المشروعات الاستراتيجية
لذا فإن التخطيط الجيد للمشروعات لابد وأن يراعي توزيع حجم العمل وضغوطه على فريق العمل على نحو متوازن
يجعل من السهل على فريق العاملين معك الالتزام بالجدول الزمني المحدد لتنفيذ المشروع
اعمل على تجنب فريق العاملين معك كافة العوامل والمتغيرات التي يمكن أن تؤخر تنفيذ المشروع عن موعده المحدد.
خطط للأخطاء
من الأخطاء الشائعة في تخطيط المشرعات افتراض عدم حدوث أخطاء أثناء تنفيذالمشروع
وهو افتراض غير صحيح فمن الأفضل توقع حدوث أخطاء ووضع الخطط البديلة التي تكفل التعامل مع مثل هذه الأخطاء ومواجهتها
عن طريق إدخال تعديلات على خطة تنفيذ المشروع التي لابد وأن تتسم بقدر ما من المرونة
كما يمكن عند التخطيط للمشروع النظر في مجموعة من الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء تنفيذ المشروع
وتحديد مدى خطورة كل من هذه الأخطاء و كيفية التعامل معه والتغلب عليها.
خطط للمستقبل
إن التخطيط يعد أحد العوامل الرئيسية في نجاح كبرى الشركات
فهو أداة لتنفيذالأعمال في مواعيدها المحددة ويتيح فرص التفاعل البناءة بين الشركة من جهة والموردين والعملاء من جهة أخرى
وفي إطار تنظيم العمل داخل الشركة يجب أن يكون كل فرد من العاملين معك على دراية تامة بالمهام الموكولة إليه
ويمكنه توقع المشكلات والأخطاء التي قد تطرأ أثناء التنفيذ والتعامل معها على نحو جيد قبل أن تستفحل.
وأخيرا نجاحك في أي مشروع تطمح إلى تنفيذه يعتمد اعتمادا جوهريا على التخطيط لكافة جوانبه بل والتخطيط للخسائر التي قد تنجم في حالة فشله.
نجاح أي مشروع.
كيف تضمنه وتطمئن نفسك إلى أنك على المسار الصحيح لبلوغه؟ الإجابة باختصار هي «التخطيط»
وليس أي تخطيط بل التخطيط المحكم الذي يعرف كيف يحدد الأهداف ويوزع الأدوار على طريقة المايسترو الذي يمسك بعصاه ويوزع الأدوار على العازفين فينجح اللحن!
فالمهارات وحدها لا تكفي والعنصر البشري ليس هو مفتاح السر
والميزانية والإنفاق ليسا سببا وجيها لنجاح هذا المشروع أو ذاك
صدق الخبراء حين يقولون لك: «النصف الأول من النجاح هو التخطيط، والنصف الثاني هو.. التخطيط»!
الخطوة الأولى في تخطيط أي مشروع تتمثل في التوصل إلى اتفاق على مواصفات للمشروع بحيث تتضمن تلك المواصفات تعريفا أوليا للمشكلة التي يسعى المشروع إلى إنهائها
تلك هي الخطوة الرئيسية الأولى التي يتوقف عليها تحديد ما يتلوها من خطوات ولذا فمهما تلقيت عند بدء العمل من مواصفات لهذا المشروع من جانب الأطراف المشتركة فيه فمازال يتعين عليك أن تتأكد وتتيقن من وجود توافق عام فيما بين كافة الأطراف المعنية بالمشروع من عاملين ومنظمين ومديرين وعملاء فيما يتصل بمواصفات المشروع ومتطلباته.
ويمكن النظر إلى عملية التفكير في مواصفات المشروع باعتبارها الخطوة الأولى لضمان جودة المشروع
ليس هذا فحسب بل إن مثل هذه العملية ستوفر الكثير من الوقت والمال اللذين قد يتعرضا للاستهلاك أثناء تنفيذ المشروع
بمناقشة القضايا والتفصيلات الفرعية التي لابد من الاتفاق عليها وتحديدها قبل الشروع في تنفيذ المشروع
ومواصفات المشروع تعد المحدد الرئيسي في التعامل مع العديد من العوامل ذات الصلة بتنفيذ المشروع
مثل الجدول الزمني لتنفيذ المشروع
كيفية التعامل مع عناصر البيئة المحيطة بالمشروع من مناخ عام و موردين وعملاء الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة لتنفيذ المشروع ( موارد مادية وبشرية).
وعلى هذا تصبح مواصفات المشروع بمثابة ميثاق عمل يوضح بشكل مفصل الهدف الرئيسي من المشروع وطرق تنفيذه
لكن هذا لا يعني أن هذا الميثاق غير قابل للتعديل بل على العكس من ذلك
فإذا استجدت ظروف أو وصلتك معلومات جديدة تستدعي التغيير في مواصفات المشروع فلا تتردد في إجراء تعديل في المواصفات إذا كان الخير في ذلك التعديل
ولابد من إخطار كافة الأفراد المعنيين بأي تعديلات طرأت على مواصفات المشروع
ليس هذا فحسب بل شجع الآخرين على اقتراح ما يرونه من تعديلات ضرورية لضمان حسن تنفيذ المشروع.
ما المطلوب؟
بعد تحديد مواصفات المشروع والاتفاق عليها تكون المهمة التالية هي تحديدالخطوات التي يتعين القيام بها و كيفية القيام بها
وبدون وجود بنيان (هيكل عام) متفق عليه للمشروع يصبح العمل في المشروع كما لو كان سلسلة من الأفعال التي لايوجد بينها رابط
ولا تمنح القائمين بها شعورا بالإنجاز والتقدم.
وللمضي قدما في التخطيط للمشروع يتعين عليك بعد الانتهاء من تحديد مواصفات المشروع
أن تعمد إلى ترجمة هذه المواصفات إلى مجموعة متكاملة من المهام المترابطة في بنيان متسلسل واضح المعالم يحدد كل مهمة من المهام الرئيسية
و ما تشتمل عليه من مهام فرعية كما يحدد في ذات الوقت درجة الترابط بين كل مهمة وأخرى
سواء كانت فرعية أو رئيسية بحيث يكون كافة العاملين في المشروع على دراية كافية بالمهام المنوطة بهم
و ما يتصل بها أو يتوقف عليها من مهام رئيسية أو فرعية
و بذلك يكون قد تمت ترجمة المشروع المراد تنفيذه إلى مجموعة من المهام الفرعية البسيطة التي يؤدي التكامل والتوافق فيما بينها إلى تحقيق الهدف المنشود.
توزيع المهام والأدوار
بعد الانتهاء من تحديد المهام التي يتعين تنفيذها تأتي خطوة تالية غاية في الأهمية والخطورة
إلا وهي توزيع هذه المهام على العاملين في المشروع.
وهذه الخطوة ليست بالمهمة السهلة إذ انها لا تقتصر على تنفيذ المشروع القائم فحسب
بل أكثر من ذلك أنها تنطوي على تطوير مهام وقدرات فريق العاملين معك وذلك بتوزيع المهام عليهم
بالشكل الذي يؤدي مع الانتهاء من تنفيذ المشروع إلى إكسابهم مهارات جديدة وتطوير القدرات المتاحة لديهم وفي كثير من الأحيان.
يكون من الأفضل تجميع المهام المتشابهة والمترابطة في حزمة واحدة ويتم تكليف أحد الفرق العاملة بالمشروع بأدائها.
كم من الوقت نحتاج؟
نأتي للخطوة التالية والهامة في تخطيط المشروع ألا وهي التقدير الزمني له وهي خطوة في غاية الأهمية والصعوبة في آن واحد
في هذا الصدد يتعين على الفرد الاستفادة من خبراته السابقة في تنفيذ مشروعات مشابهة في وضع التقديرات الزمنية لتنفيذ المشروع القائم
أو أن يعمد إلى تقسيم عملية تنفيذ المشروع إلى مهام تفصيلية ووضع إطار زمني تقريبي لكل من هذه المهام
ولكن كن حريصا على ألا تسرف في التفاؤل عند وضع التقديرات الزمنية لتنفيذ المشروع
فتتغاضى أو تتغافل عن أي معوقات قد تعترض تنفيذ المشروع
فتعطي تقديرات زمنية قد لا تستطيع أن تفي بها
كما لا تسرف في التشاؤم فتعطي تقديرات زمنية مبالغ فيها
قد تؤدي إلى تراخي العاملين معك أو تبرم العملاء من طول فترة تنفيذ المشروع.
رقابة ومتابعة
نأتي للخطوة التالية وهي مراقبة تنفيذ المشروع وهي خطوة لابد منها لوضع القواعد والأسس المنظمة لها مع بدء تنفيذ المشروع
هنا يمكن تحديد مجموعة من الأحداث الرئيسية (المعالم)
بحيث تمثل هذه المعالم خطوات رئيسية نحو إنجاز المشروع
ويقاس بها تقدم سير العمل فيه كما توفر في ذات الوقت أيضا حافزا على العمل والإنجاز لفريق العاملين بالمشروع.
كفاءة التخطيط
تتمثل الكفاءة والمهارة في التخطيط للمشروعات في استغلال مثل هذا التخطيط لتحقيق أهداف بعيدة المنال
تتجاوز مجرد التخطيط للمشروع القائم إلى استغلال عملية توزيع المهام على فريق العاملين معك في وضع قواعد و أسس تحدد نمط أداء وكيفية عمل كل منهم.
من لهذه المهمة؟
التخطيط المحكم يقوم على اشتراك فريق العمل في علمية التخطيط ذاتها
وعلى هذا الأساس قم باستطلاع آراء العاملين معك عن مقدرة كل منهم على أداء أي من المهام الفرعية التي يتكون منها المشروع
فإن مثل ذلك الأمر سيطرح مجموعة من الأفكار والاقتراحات التي سوف تسهم حتما في تنفيذ المشروع على أفضل نحو ممكن.
الاختبار والجودة
لا يكتمل تخطيط وتنفيذ أي مشروع بدون وضع ضوابط محددة لاختبار المشروع وقياس جودته
وهي عملية ضرورية في كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع
وهو ما يعني أن أي مهمة فرعية يشتمل عليها المشروع لا يكتمل أداؤها إلا باجتياز معاييرموضوعية محددة للجودة
هذه المعايير يتم وضعها والاتفاق عليها في المراحل الأولى من تخطيط المشروع
ولذا عند وضع الإطار الزمني لكل مرحلة من مراحل المشروع لابد من تخصيص فترة محددة لأداء هذه المهمة
بحيث لا تقتصر معايير الإنجاز على مجرد أداء المهام الفرعية وفق الجدول الزمني المحدد لها ولكن أيضا حسب معايير الجودة المتفق عليها منذ البداية.
الالتزام بموعد الافتتاح
يعد الالتزام بالجدول الزمني المحدد للانتهاء من تنفيذ المشروع أحد المعاييرالرئيسية التي يقاس بها نجاح المشروعات الاستراتيجية
لذا فإن التخطيط الجيد للمشروعات لابد وأن يراعي توزيع حجم العمل وضغوطه على فريق العمل على نحو متوازن
يجعل من السهل على فريق العاملين معك الالتزام بالجدول الزمني المحدد لتنفيذ المشروع
اعمل على تجنب فريق العاملين معك كافة العوامل والمتغيرات التي يمكن أن تؤخر تنفيذ المشروع عن موعده المحدد.
خطط للأخطاء
من الأخطاء الشائعة في تخطيط المشرعات افتراض عدم حدوث أخطاء أثناء تنفيذالمشروع
وهو افتراض غير صحيح فمن الأفضل توقع حدوث أخطاء ووضع الخطط البديلة التي تكفل التعامل مع مثل هذه الأخطاء ومواجهتها
عن طريق إدخال تعديلات على خطة تنفيذ المشروع التي لابد وأن تتسم بقدر ما من المرونة
كما يمكن عند التخطيط للمشروع النظر في مجموعة من الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء تنفيذ المشروع
وتحديد مدى خطورة كل من هذه الأخطاء و كيفية التعامل معه والتغلب عليها.
خطط للمستقبل
إن التخطيط يعد أحد العوامل الرئيسية في نجاح كبرى الشركات
فهو أداة لتنفيذالأعمال في مواعيدها المحددة ويتيح فرص التفاعل البناءة بين الشركة من جهة والموردين والعملاء من جهة أخرى
وفي إطار تنظيم العمل داخل الشركة يجب أن يكون كل فرد من العاملين معك على دراية تامة بالمهام الموكولة إليه
ويمكنه توقع المشكلات والأخطاء التي قد تطرأ أثناء التنفيذ والتعامل معها على نحو جيد قبل أن تستفحل.
وأخيرا نجاحك في أي مشروع تطمح إلى تنفيذه يعتمد اعتمادا جوهريا على التخطيط لكافة جوانبه بل والتخطيط للخسائر التي قد تنجم في حالة فشله.
