بدأ وإدارة أي مشروع في العالم اليوم سريع التغيير يعتبر تحدي كبير في الواقع إذا لم تتخذ الإجرءات المتوازنة للتخطيط والمراقبة مبكرا، فإن معظم ملاك المشاريع سوف يجدوا ان أعمالهم انحرفت عن طريقها. ولمنع ذلك، من الضروري أن نصنع خطة تم التفكير فيها بعمق ومن كل الجوانب وتكون قابلة للتنفيذ وبذلك تضمن استمرارية نجاح المشروع.
ان نقطة البداية الأساسية لأي مشروع هي "كتابة الخطة". وقد اثبتت التجارب ان الخطة المدروسة جيدا هي اساس نجاح أي مشروع واستمرار تواجده.
ما هي خطة المشروع ؟
ان خطة العمل هي الأداة التنظيمية المستخدمة لتبسيط وتوضيح أهداف واستراتجيات العمل. ان خطة العمل ايضا هي اداة البيع. إذا لم تستطع أن تقنع على الأقل شخص واحد غيرك بقيمة المشروع فإن الفكرة لا تستحق التنفيذ أو أن خطتك تحتاج إلى اعادة كتابتها مع تعديلات أساسية. لذلك بجانب أن الخطة يجب أن تكون بسيطة واضحة فهي يجب أيضا أن تكون محرضة ومقنعة.
الخطة يجب أيضا أن تكون مكتوبة جيدا. تستند على حقائق ، موجزة، ومنظمة في تتابع منطقي. وهي يجب أن تحتوي على المعلومات الكاملة عن المشروع بدون استخدام كلمات معقدة وغير ومفهومة للقاريء العادي لها. علاوة على ذلك فهي لا يجب أن تحتوي على أي جمل غير مدعمة أو حقائق غامضة أو سيئة التفسير ولا يجب أن تحتوي على وعود كثيرة غير قابلة للتحقيق.
لماذا نكتب خطة للمشروع؟
ان خطة المشروع تساعد على تدعيم بحثك وتخدمك كدليل أثناء حياة المشروع، وتجبرك على النظر بصورة موضوعية وغير عاطفية للمقترح الكلي للمشروع، والأكثر من ذلك أهمية هو أنك تعطي المستثمرين المحتملين معلومات تفصيلية على كل جوانب عمليات المشروع الماضية والحالية والمستقبلية.
وبتحديد أكثر فإن خطة المشروع :
· تعطيك قائمة بالإهداف والخطوات التي تتبع
· تساعد على تنمية قدراتك القيادية بتمرينك على التفكير وتخيل المواقف الجيدة والسيئة لمشروعك
· تساعد على تحويلك من مالك مشروع مبتدأ إلى مالك مشروع محترف ومحترم
· تساعد على كشف العقبات التي قد تواجهها وتستعد لها
إنك تستطيع أيضا بإستخدام خطتك أن تتعامل بفاعلية مع الموردين، المحللين ، المحامين، المحاسبين ، المراحعين، مستشاري العمل وأي طرف مهم آخر والذي قد يكون لا يفهم طبيعة مشروعك تماما.
الخمس عناصر الأساسية للخطة : ( إضغط لتقرأها)
الجزء التمهيدي
خطة المنشأة
خطة التسويق
خطة المبيعات
الخطة المالية
استراتيجية كتابة الخطة
ولا يهم عدد الكتب التي قرأتها، ولا كم عدد الدورات التي حضرتها، ولا عدد الخبرا الذى تحدثت معهم لأن كل فرد يبدو أن لديه طريقة مختلفة لتنظيم وكتابة خطة العمل. ولكن هناك خمس عناصر أساسية في كل خطط العمل.
هذه العناصر الخمس تحكمها قاعدة متكاملة وهي:
ما تضعه في خطتك للعمل، وكيفية تنظيهما تعتمد على ما تحتاج اليه فعليا في هذه الخطة. بمعنى آخر "إن تنظيم الخطة وكتابتها يعتمد بالكامل على الغرض منها" ولكن يجب أن تضع في الإعتبار أن ما تقترحه هنا مجرد إطار لوضع الخطة يمكن توسيعه أو تغييره أو إعادة ترتيبه طالما أن ما تكتبه منطقي وواضح ويغطي كل إحتياجاتك.
