كيف تبداء مشروعك

خطة العمل

إذا كنت لا تزال تفكر في الطريقة التي تبدأ بها نشاط شركتك، أو ما إذا كنت تخطط الآن لتوسيع نشاط شركتك لمرحلة أكبر، فإن وضع خطة عمل سيساعدك على التفكير بوضوح في الفرص والتحديات التي ستواجهها، كما أن خطة العمل ستقدم لك وسيلة يمكنك بها قياس النجاح الذي تحققه في مضيك قدماً. تعد خطة العمل أساسية أيضاً إذا أردت أن تقدم نشاط شركتك بطريقة فعالة للآخرين ، مثل البنوك، والموردين، وكبار العملاء ، وموظفيك.

يقدم لك هذا القسم معلومات عن كيفية وضع خطة عمل، وكيفية إعداد القوائم المالية الأساسية عن نشاط شركتك، كما ستجد أيضاً مثالاً لخطة عمل جيدة أعدها مالك شركة لصناعة الخبز في القاهرة، وهي شركة تخيلنا وجودها.

كيفية إعداد خطة عمل

ستقدم لك خطة العمل خارطة الطريق لبناء نشاطك وقياس النتائج. عندما تكون مستعداً لطلب التمويل الخارجي، فإن خطة العمل تقدم لأي بنك أو مستثمر تتعامل معه فهماً أفضل لطبيعة نشاطك، وعروض المنتجات التي تقدمها، والمنافسين، والتوقعات المالية. تتغير خطة العمل بمرور الوقت وفقاً لاستجابتك لمستويات الطلب من العملاء، والمنافسين الجدد، وغيرها من الاعتبارات التي قد تؤثر على نشاط شركتك.

وفيما يلي العناصر الأساسية لأي خطة عمل
الملخص التنفيذي

الملخص التنفيذي هو وصف مختصر لطبيعة المنتج أو الخدمة التي تقدمها، والمهمة والأهداف التي تعتزم شركتك تحقيقها، ومفاتيح تحقيق النجاح. وهو "صورة كبيرة" عامة، وربما لا يزيد عن بضع فقرات، غير أنه ينبغي أن يستحوذ على انتباه القارئ دون الدخول في الكثير من التفاصيل. ومن الأسهل عادة، كتابة الملخص التنفيذي بعد الانتهاء من صياغة باقي خطة العمل
وصف نشاط الشركة

يجب أن يتضمن وصف الشركة وضع ملكية الشركة، وكذلك قائمة ووصفاً موجزاً لمرافق الشركة، ومواقعها، والتراخيص الحاصلة عليها، وبراءات الاختراع أو العلامات التجارية، وغيرها من الأصول الهامة التي تكون شركتك قد حصلت عليها وتعتبر هامة لمزاولة نشاطك. إذا كانت شركتك تزاول نشاطها من قبل، فإن الملخص التنفيذي هو المكان الذي تضع فيه تاريخ الشركة. قد تكون الفقرة التي تغطي تاريخ الشركة قصيرة ولكنها يمكن أن تغطي على نطاق واسع عدداً من الموضوعات في جملة أو جملتين لكل موضوع.

على سبيل المثال، متى بدأ نشاط شركتك، ومدى التقدم الذي أحرزته لتنمو؟ وما هو المنتج الأول أو الخدمة الأولى التي تقدمها، وكيفية تطور ذلك المنتج أو الخدمة على مر الزمن، وما هي المنتجات أو الخدمات التي أضفتها؟ ومن هم عملاؤك، وكيف تغيروا؟ وإذا كانت شركتك حديثة العهد بالنشاط، فناقش باختصار خطة بدء نشاطك. على سبيل المثال، صف في جملة أو اثنتين أحد الاحتياجات التي حددتها ولم تتمكن من تحقيقها. ما هو المنتج أو الخدمة التي تقدمها شركتك وكيف سيساعد ذلك المنتج أو الخدمة في حل المشكلة؟ من هم العملاء المستهدف بيع منتجات الشركة لهم؟
المنتج أو الخدمة

هذا القسم هو المكان الذي تقدم فيه وصفاً تفصيلياً للمنتجات أو الخدمات أو كليهما التي تخطط لتقديمها. ربما تعرف تفاصيل المنتج الذي تقدمه أكثر من أي شخص آخر. يجب ألا يشتمل الوصف على المنتج الذي تقدمه شركتك فقط، بل يجب أن يحتوي أيضاً على مقارنات مع المنتجات والعروض المنافسة. صف في هذا القسم كيف ستعد المنتج أو المصدر الذي ستحضره منه.

ما هي المنتجات التي تخطط لتقديمها أو التعديلات التي تخطط إدخالها على المنتجات؟ وما هي التكنولوجيا المستخدمة في ذلك؟
وصف السوق وتحليله

هناك الكثير من الأبحاث التي تجري لتحليل السوق بطريقة جيدة، وهي هامة لتحديد استراتيجيتك ولإقناع الآخرين بمدى جودة فكرتك. حدد الأشخاص الذين سيستخدمون المنتج الذي تقدمه. وناقش كيف يتم تقسيم السوق إلى شرائح وما هي الشرائح التي تخطط للتعامل معها؟ وما هي سرعة تكوين قاعدة عملاء من تلك الشرائح؟ ما هي الاتجاهات الواضحة؟ ناقش النشاط بشكل موسع وكيف يمكن أن تؤثر ديناميكيات النشاط على الهدف الذي تسعى إلى تحقيقه على مر الزمن؟

في هذا القسم أيضاً يتم تقديم فكرة عن المحيط التنافسي. حدد منافسيك في السوق وكيف ترى منتجاتهم مقارنة بالمنتجات التي تقدمها من حيث المزايا، والوظائف، والأسعار. ما هي قنوات التوزيع المتبعة في النشاط وكيف تعمل تلك القنوات لديك؟ هل استخدام الإنترنت أمر هام في هذا النوع من النشاط وهل لديك استراتيجية لاستخدام الإنترنت؟
الاستراتيجية والتنفيذ

هذا هو القسم الأطول والأكثر تفصيلاً في خطة العمل حيث يصف للقارئ بالتفصيل كيف ستنفذ نشاطك وكيف تديره لتحقيق خطتك. وهو الذي يثبت لنفسك وللآخرين أنك أتممت مهمتك، وأنك تعرف طبيعة نشاطك، وأن لديك خطة كاملة وقابلة للتطبيق. ناقش في هذا القسم كيف ستطرح منتجاتك في السوق.

وعلى وجه التحديد، لماذا ينبغي لأي شخص أن يشتري المنتج الذي تقدمه دون غيره من المنتجات؟ ما هي خطة التسويق لديك؟ وخطة التسعير؟ وخطة الترويج؟ وخطة الإعلان؟ وخطة المبيعات؟ وخطة التوزيع؟ وخطة استخدام الإنترنت؟ وما هي البرامج الخاصة التي تقدمها لأي عميل خاص؟ وما هي التحالفات الاستراتيجية مع الشركات الأخرى؟ وفي هذا القسم أيضاً، عليك أن تحدد المخاطر التي يمكن أن تعرقل تنفيذ خطتك ووضح كيف ستعمل على تخفيف حدة تلك المخاطر. إن الجزء الذي قد يكون ذا أهمية كبرى هو كيف ستقيس مدى التقدم الذي تحرزه وما هي خططك الاحتياطية إذا لم تحقق خططك الهدف المرجو منها؟
فريق الإدارة

يولي المستثمرون الخارجيين قدراً كبيراً من التركيز على "الأشخاص" بنفس القدر الذي يولونه "للطريقة". دعهم يعرفون فريق الإدارة الذي يعمل لديك وما هو نوع الخبرات التي لديهم وتحمل قيمة لشركتك. ناقش الجوانب المتعلقة بالفريق الحالي واذكر المراكز التي ستعمل على شغلها في المستقبل القريب. ينبغي أن يشتمل هذا القسم على كل من فريق الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة أو المجلس الإشرافي، إن وجد. إن الرسالة التي تحاول توصيلها هي أن لديك فريقاً إدارياً ذو خبرة كبيرة.
الخطة المالية

قدم في هذا الجزء تفاصيل خطتك وتوقعاتك المالية. يجب أن تغطي خطتك المالية عدة سنوات، ويجب أن تتوخى الوضوح بشأن الافتراضات التي تناقشها. قدم قائمة دخل، والميزانية، وقائمة للتدفقات النقدية. وقدم تحليلاً لنقطة التعادل. ناقش كيف تقيس أوضاعك المالية، وكم مرة تقوم بذلك، ونظم المعلومات المتوافرة لديك ومدى دقتها وأدائها من حيث الزمن. وعليك بتحديد وقياس المؤشرات المالية الرئيسية أو نسب الأعمال لدى شركتك.

إن الخطة التي تقدمها للآخرين يجب أن تمثل وضع شركتك الذي يغلب احتمال تحققه. لا تجعل الأمور تبدو أفضل مما هي عليه لأن الآخرين سيحملونك المسئولية عن الوعود غير الواقعية التي قطعتها. ومن ناحية أخرى، لا تكن سلبياً أكثر من اللازم لأن ذلك قد يعيق وجود جهات تدعمك مستقبلاً. وعلى الرغم من أنك لا تقدم سوى خطة واحدة، ولكن كن مستعداً لتقديم معلومات بديلة لكي تبين أوضاع وسيناريوهات أخرى تكون قد أعددتها وكيف ستلعب الخطة الاحتياطية التي وضعتها دورها إذا لم يتم تحقيق الأهداف.

الموازنة النقدية

الموازنة النقدية هي عنصر أساسي في التخطيط المالي. وعن طريق التحديد المسبق لمصادر نقدية شركة ما واستخداماتها في الشهور المقبلة، يمكن للشركة أن تحدد احتياجاتها من النقدية بحيث تقوم بترتيب مصدر التمويل الملائم أو تحدد الفائض من النقدية بحيث يستفاد منه في عمل استثمارات أفضل.
وهناك الكثير من الشركات الصغيرة وبعض الشركات متوسطة الحجم التي تشتكي من أنها تمر بأزمات مفاجئة تعتصر مصادرها النقدية وتدفعها في آخر لحظة إلى البحث عن طرق تمكنهم من سد الثغرات. ولكن لسوء الحظ، قد تجد نفسها بعيدة عن العثور على المصدر الملائم في الوقت الملائم، أو قد تجد المال بسعر باهظ جدا مما يجعل الاستثمار المطلوب غير ذي جدوى.
وعلى جانب آخر، قد تجد بعض الشركات الصغيرة والمتوسطة أن لديها فائض من الأرصدة النقدية لا يمكنها استخدامها في النشاط الذي تقوم به، ومن ثم تجد نفسها مجبرة على استثمارها مقابل عائدات منخفضة قد لا تعوض تكلفة التمويل (أسهم أو سندات).
إن الموازنة النقدية، إذا ما أُحسِن إعدادها، يمكنها أن تساعد الشركة في توقع موقفها النقدي مستقبلا، وتتيح لها اتخاذ قرارات التمويل السليمة واللازمة للتعامل مع وضع معين بمدة كافية مسبقا.
ويمكن للموازنات النقدية أن تكون إما ثابتة بطبعها، أي يمكن تأسيسها على سيناريو واحد من توقعات المبيعات والتكاليف المباشرة وغير المباشرة ذات الصلة، أو يمكن أن تكون مرنة بحيث يمكن للإدارة أن تُعد سيناريوهات مختلفة لكل عنصر فيها، بدءا من المبيعات ووصولا إلى كل عنصر من عناصر التكاليف، وبحيث يمكن للسيناريوهات المختلفة أن تشكل خططا متعددة سابقة التجهيز قبل الموعد المطلوب بحيث يمكن تنفيذ السيناريو الملائم طبقا للظروف الفعلية حيثما ومتى تحدث.
إن الاختيار بين نموذج الموازنة النقدية الثابتة أو المرنة سيعتمد في المقام الأول على ظروف كل شركة (من ناحية الحجم، والصناعة، والمنافسة، الخ)

التوقعات المالية

عادة ما تكون الخطوة الأولى في تخطيط الاحتياجات المالية للشركة هي وضع توقعات المبيعات، ويرجع السبب في ذلك إلى أن الاحتياجات من جميع الموارد التي تلي ذلك ترتكز على مستوى المبيعات الذي يمكن للشركة أن تحققه وعلى توافر المخزون اللازم والعمالة ورأس المال بما يلزم لإنتاج المنتجات أو الخدمات التي ستباع.

يمكن إعداد توقعات المبيعات بعدة طرق، ومن أشهرها ما يلي:
جلسات العصف الذهني ومناقشة آراء أصحاب الخبرة:

في نطاق هذا الأسلوب يجتمع كبار الإداريين بالشركة لتقدير المستوى المستقبلي للمبيعات بناء على خبرتهم السابقة بأحوال السوق وأوضاعه.
أخذ رأي العاملين بالمبيعات:

يمكن من خلال هذا الأسلوب أن يدلي العاملون بالمبيعات بآرائهم بخصوص مستوى الطلب ومدى إدراك السوق بمنتج الشركة أو خدماتها، ومن ثم يمكن للإدارة توقع مستوى المبيعات المستقبلية.
عمل استبيانات لتقصي رأي العملاء على مستوى السوق:

يمكن للشركة عمل هذه الاستبيانات للتعرف على رأي العملاء بشأن كل منتج (أو منتجات)/ خدمة (أو خدمات)، أو يمكن أن تقوم بها جهة محترفة مثل الغرفة التجارية نيابة عن الشركات الأعضاء فيها وذلك بغرض التعرف على الطلب المحتمل للعملاء في المستقبل.
تحليل الاتجاهات:

يعنى هذا الأسلوب بدراسة سلوك الطلب في الماضي، وتحاول الإدارة استخدامه في التنبؤ بالطلب المستقبلي (مثلا إذا اعتاد العملاء على طلب "س" من الكمية، ثمة احتمال أن يستمروا في طلب الكمية نفسها أو أكثر!)
الافتراضات الاقتصادية:

حيث يرتبط طلب العملاء بعدة عوامل اقتصادية (إجمالي الناتج المحلي، التضخم، سعر الصرف) للتوصل للطلب المتوقع في المستقبل.

إذا استطعت أن تبني توقعات بشأن المبيعات، فستكون قادراً على توقع الموارد التي ستحتاجها لتحقيق هذه المبيعات.

التخطيط المالي

التخطيط المالي هو عنصر بالغ الأهمية لأي مؤسسة تسعى لتحقيق الربح. وما يميز بين المؤسسة الناجحة التي تستمر لسنوات عديدة عن المؤسسة المبتدئة والتي تكون واحدة من فئة المؤسسات على مستوى العالم البالغة نسبتها ٦٠% التي تنتهي خلال السنتين إلى الثلاث السنوات الأولى من بداية عملها، هو القدرة على عمل بعض التوقعات بشأن الكيفية التي يسير بها العمل وبالتالي تحديد الموارد المطلوبة.

إن الشركة التي تأخذ التخطيط المالي مأخذ الجد هي غالباً تلك الشركة التي تتجنب المصاعب المستقبلية أو على أقل تقدير تكون على استعداد لمجابهتها، وهي أيضاً الشركة التي ينظر إليها بعين الجد البنوك والمؤسسات المالية عندما تكون في حاجة إلى تمويل خارجي

المبيعات الناجحة

المبيعات هي المصدر الذي يتحقق منه الإيرادات. في أغلب الأحيان، يحاول صاحب أي مشروع مبتدئ توليد المبيعات. ومع نمو النشاط، ربما يقوم أصحاب المشروعات الصغيرة والمتوسطة بتعيين مندوبي مبيعات للبحث عن عملاء. مندوبو المبيعات يمكن أن يكونوا أهم عنصر في أي شركة وهم أكثر الأشخاص الذين يحصلون على مزايا عالية لأنه يكون بإمكانهم الحصول على طلبات شراء إضافية من العملاء الحاليين أو طلبات جديدة من عملاء جدد
يغطي هذا القسم النقاط التالية:
الصفات الشخصية

سواء أكنت تقوم ببيع المنتجات والخدمات التي تقدمها بنفسك أم كان لديك عاملون يغطون المبيعات، فلا بد أن يتوافر في مندوب المبيعات الناجح ما يلي:

العمل المتواصل والدؤوب: أن يواصل العمل بجد للفوز بصفقات للشركة
التركيز على الهدف: قادر على وضع الأهداف وتحقيقها
فضولي: قادر على طرح أسئلة جيدة
مستمع جيد: قادر على الاستماع إلى رغبات العملاء، واحتياجاتهم، وما يفضلونه.
عاطفي ومتحمس لشركتك وما تقدمه الشركة من عروض.
مسئول: يتحمل المسئولية عن النتائج
قادر على إقامة علاقات: يحافظ على التواصل مع العملاء

التخطيط "لمكالماتك التسويقية"

تبدأ معظم الجهود لتحقيق المبيعات بإجراء "مكالمة تسويقية"، وهو اتصال يجرى مع عميل محتمل ليس لك به أي علاقة سابقة. وهذه المكالمة ستكوّن الانطباع الأول عنك لدى أي عميل محتمل، لذا فإن التخطيط لإجراء هذه المكالمة أمر هام جدا.

فيما يلي الخطوات الأساسية للإعداد لمكالمتك التسويقية:

خطط كيف سترحب بالعميل المحتمل
قدم نفسك وشركتك
اشكر الشخص على أن أعطاك وقتاً للتحدث معك
اذكر الغرض من اتصالك
اطرح سؤالاً يحتمل أن تكون إجابته "نعم" ووضح المزايا التي يمكن أن تقدمها
أهم عشرة أسرار لمندوب المبيعات الناجح

فيما يلي بعض الممارسات والنصائح الجيدة بشأن تنمية مهارات البيع لديك:

كن مستعداً. احضر في الموعد المحدد. ارتد ملابس مناسبة
لديك فرصة واحدة لتكوين انطباع أول جيد عنك.
اخرج بشئ ما من كل مكالمة
ليست كل مكالمة تؤدي إلى طلب شراء. قد تحصل على موعد للاجتماع، أو أسئلة للمتابعة أو الإحالة. يجب ألا تنتهي المكالمة دون أن تخرج منها بشيء.
تذكر: الخاصية – الوظيفة- الميزة
عند التحدث عن المنتج ، أخبر عميلك المحتمل:
‌أ)ما هو المنتج
‌ب)ما هي وظيفته
‌ج)كيف سيستفيد العميل من منتجك
وإلى أن يفهم العميل ذلك، لن تستطيع بيع المنتج.

أمثلة
يجب ألا تنهي المكالمة حتى تحصل على إجابة السؤال (ما الذي لديك لي؟)
إن عميلك المحتمل لا يهتم بالتفاصيل الصغيرة ، فهو يريد أن يعرف ”و ما الفائدة التى ستعود على؟“. و إلى أن تجيب على ذلك التساؤل فإنه لن يشترى منتجك. لا تفترض أن العميل سيجيب على هذا السؤال بنفسه، بل عليك انت أن تجيب عليه.
افرض الاختيار الذي تريده
لا تطرح على عميلك المحتمل أسئلة مباشرة، لا تطرح أسئلة تكون إجابتها "نعم" أو "لا". امنحه اختيار بدائل جيدة فقط.

أمثلة

الرجوع إلى أعلى الصفحة
دوّن الملاحظات
بعد إنهاء مكالمتك، دوّن ما تعلمته والبنود التي تتطلب متابعة. لا تفترض أنك ستتذكر الأشياء لأنك على الأرجح لن تتذكر بمجرد أن تنتقل للمهمة التالية.
المتابعة
لا تدع شيئاً يفوتك. إذا قلت إنك ستفعل شياً، فافعله مهما كان صغيراً. وبعد كل شئ، فإن المتابعة من جانبك هي فرصة أخرى لتكون على اتصال بعميلك المحتمل أو الحالي ولكسب المصداقية.
استخدم نظام تتبع
تتبع المكالمات التي تجريها ونتائج ذلك بشكل منتظم حتى تعرف دائماً أين أنت، وما هي الخطوة القادمة التي عليك اتخاذها، والنتائج التي تحصل عليها. ضع نموذجاً تسجل فيه المهام الخاصة بعملك واستخدم تكنولوجيا المعلومات.
اسأل عن الطلب
إن السؤال عن الطلب سيثير اعتراضات العميل. بمجرد معالجتك لهذه الأمور، اسأل عن الطلب مرة أخرى.
لا تأخذ الأمر على محمل شخصي
إذا لم يرغب أي شخص في شراء منتجك، فإن ذلك لا يعني أنه يرفضك. فربما لا يكون هو الشخص المناسب وربما يكون الوقت غير مناسب. وبغض النظر عن مدى ما قمت به في عملك، فإنك لن تستطيع السيطرة على رده. ارجع للنقطة ١- على الأقل اسأل عن شخص يحيلك إليه.

عناصر التسويق الخمسة

أي خطة تسويقية ناجحة تعني بيع المنتج المناسب في المكان المناسب بوسيلة ترويج مناسبة بسعر مناسب. وبالطبع لا بد من وجود أشخاص مناسبين يباع لهم المنتج.
المنتج

قد يكون "المنتج" مادة ملموسة أو خدمة ما. مواصفات المنتج لا بد وأن تشمل عدة أشياء منها الاسم التجاري، والتصميم، والمميزات، ووظائف المنتج، وتعبئة المنتج، والجودة، والضمان، وخدمة ما بعد البيع.
المكان

يشير "المكان" إلى التوزيع، أو كيف تصل المنتجات للعملاء. قد يكون
التوزيع بطريق مباشر أو غير مباشر. بالنسبة للمنتج الملموس، فإن الجوانب المتعلقة بالتوزيع تشمل وجود قنوات للتوزيع*، وإدارة المخزون، والمخازن، ومراكز التوزيع، ومعالجة الأوامر، والخدمات اللوجستية. أما بالنسبة للخدمة، فهناك اعتبارات تشمل، نوع قوة المبيعات وكيف ستصل تلك الخدمة للعملاء المستقبليين.
الترويج

يشير "الترويج" إلى نشر معلومات عن المنتج للعملاء المحتملين. ومن الجوانب التي تؤخذ في الاعتبار للترويج اختيار وسائل الإعلام والإعلانات، وتنشيط المبيعات، والعلاقات العامة. ومن العوامل الهامة في اتخاذ القرارات حساب التكلفة والتوقيت والوقت المستغرق لاسترداد مصروفات الترويج. وأياً كان اختيارك، لا بد أن يكون لديك وسيلة لقياس النجاح.

الرجوع إلى أعلى الصفحة
السعر

يمكن تحديد "السعر" على أساس التكلفة مضافاً إليها هامش ربح أو على أساس تنافسي.

التسعير على أساس التكلفة مضافاً إليها هامش ربح: يقوم على أساس إضافة تكلفة الإنتاج وإضافة هامش ربح مقبول. ويكمن الخطر في هذه الطريقة أنه قد يؤدي إلى سعر يفوق قدرة الناس على الدفع.
التسعير على أساس تنافسي: يقوم على سعر السلع المماثلة في السوق، ويكمن الخطر في هذه الطريقة في أنه قد يؤدي إلى سعر منخفض جداً لا يكفي تحقيق ربح للمشروع.

وفي كلتا الحالتين، تأكد من أن هوامش الربح كافية لإدارة النشاط. واعتماداً على المنتج، فإن مسألة تحديد السعر تشمل بيع الجملة مقابل بيع التجزئة، وأهداف الحصول على حصة من السوق، وخصومات على الدفع المبكر، والموسمية، والمرونة في الأسعار، والحزم التسويقية. هل البيع بأسعار مرتفعة له ما يبرره؟ هل تود بيع منتجاتك بسعر محدد منخفض على مدى قصير إلى أن تصبح المنتجات معروفة، وبعدها يكون بإمكانك زيادة أسعار تلك المنتجات. (يسمى هذا "بالبيع المربح").
الناس

يضاف هذا "العنصر الخامس" في بعض الأحيان عندما تكون المؤسسة بنفس الجودة التي يتميز بها العاملون فيها. لتحقيق أفضل النتائج، فكر في المهارات المطلوبة لكل وظيفة، والرواتب، والتدريب، وفرص التنمية، وممارسات التوظيف. تأكد من أن القوى العاملة لديك متوازنة بشكل جيد.

التسويق والمبيعات

إن إدارة أي نشاط تجاري لا يتطلب استحداث منتج أو تقديم خدمة فقط. ولكي تتكمن المشروعات الصغيرة والمتوسطة من الحفاظ على العملاء الحاليين وجذب عملاء جدد، فلا بد لتلك المشروعات من القيام بعمليات التسويق والبيع بشكل مستمر. هذا القسم يوضح هذين المفهومين الهامين.